在线办公OA系统管理办法

发布时间：2020-12-04

按学院文件湖南石化职院院发〔2016〕18号 《关于开展OA办公系统应用的通知》要求，我院于2016年正式启用阿里钉钉作为正式办公、交流系统。

为使钉钉OA办公系统规范化，进一步提高工作效率，特制定本管理办法。

一、组织机构

(一)学院OA办公系统工作领导小组成员：

顾问：学院书记、院长

组长：信息化分管院长

成员：各部门党政负责人

(二)学院OA办公系统工作小组成员：

主任：党政办、信息化办公室负责人

成员：信息化办成员、党政办信息员、人事处信息员、其它各部门信息员

(三)职责

信息化办负责OA办公系统安装部署及基础数据的导入，OA系统结构的设置和调整，并负责OA办公系统的应用指导服务、安装、网络安全、技术支持，以及审批、日志模板的设计与制作。

党政办负责对各部门需上传的工作流程表单进行收集和汇总，并负责上呈领导审定，并将审定后的资料移交给信息化办。

人事处负责设定、统计考勤打卡规则和数据，负责安排智能人事相关的审批和处理（包含入职、调岗、离职等）。

其他各部门应配合OA办公系统的应用推广和应用使用培训工作，以及本部门对OA系统功能的需求，进行提交、详细说明和测试等协同工作。

二、OA系统结构

(一)组织加入

1. 非学院员工不得加入学院钉钉组织

2. 所有人需实名认证，绑定工作手机为登录账号；

3. 申请加入后，由组织人事处的智能人事管理员进行确认处理。

(二)信息变更

1. 人员调岗、离职的操作，需要先进行正式的审批流程，审批通过后，由组织人事处的智能人事管理员对变动情况进行确认处理；

2. 各部门如果名称有变动，需要各部门群的群主自行更改，群主可增加群管理员协助进行管理；

3. 人事岗位变更，相应所处的部门群也自动调整，其群文件自行提前处理；

4. 个人账号与手机号绑定，如果号码有变更，自行执行钉钉软件中手机换号的操作，不接受新手机申请钉钉号再次加入学院，否则原账号工作数据将予以清除，后果自负。

三、考勤

(一)功能定位

签到、打卡数据作为人事考勤的重要参考依据。

(二)考勤签到打卡

1. 严禁由他人代为打卡，同一手机只能一人进行打卡；

2. 签到、打卡时，员工需要将手机的定位功能打开，且将获得定位的权限赋予与钉钉软件；

3. 特殊情况无法打卡，可以发起补卡审批；

4. 每月补卡次数不得超过4次；

5. 出差和工作时间因公外出时，需要进行外勤打卡和签到操作。

(三) 考勤设置

1. 班次和考勤组的调整均由人事处考勤管理员进行。

2. 考勤数据的导出、统计处理由人事考勤管理员进行操作，可以设置各部门的考勤子管理员，以协助工作。

四、工作日志

(一)功能定位

工作日志主要用于工作记录、工作汇报。

(二)使用

1. 日志内容格式模板，由模板管理员进行新增、删除和修改；

2. 如果有修改需求，由相关部门负责人提出或认可，向信息化办公室出具正式依据；

3. 要求附带定位信息的日志，需要使用手机发送，之后可以使用电脑修改更新。

五、审批流程

(一)功能定位

钉钉审批流程一旦通过，具备与纸质审批相同的行政效力。

(二)流程制订、修改：

1. 由各责任部门主管提出书面或钉钉流程申请，详细写明审批表单的内容（包含标题、类型、是否必填等）、各级审批人选、抄送人、可发起审批的人员名单；

2. 审批申请由党政办、信息分管院长审核后，交信息化办设计部署；

3. 相关部门派专人与信息化办联络，对流程进行测试，达到要求后再正式运行。

(三)审批撤销、修改

1. 未完成的审批，可自行撤消；

2. 人事考勤类审批，可以自行执行撤销、修改操作，各审批负责人与之前发起的流程一致；

3. 不能自行撤销的审批，发起“审批撤销”审批，通过后由系统管理员备份原审批之后，执行删除操作。

六、工作交流

(一)功能定位

1. 钉钉作为目前学院唯一正式的工作交流平台，撤销各微信、QQ工作群；

2. 内部工作信息，包含但不限于文字、图片、文档、截屏，不得随意发往其他非正式渠道；

3. 钉钉交流方式主要有群聊、DING消息、钉盘、钉邮等。

4. 各位员工需定期查看自己手机、电脑版钉钉的未处理信息数目提示，以免错过工作信息和重要通知，未查看者不得以没有收到信息为由推脱延误工作的职责；

(二)工作交流规范

1. 群聊

钉钉全员、部门群不适用时，创建内部群、普通群进行交流；

群消息主要用于工作通知，其它消息请谨慎发送；

分享工作状态的文字图片信息可以发在“石化职院信息分享”钉钉圈子，可回复交流；

群消息不得刷屏，也无需单纯回复“收到”；

与其他通讯软件相比，钉钉有回执功能，信息是否已阅读回复、还有谁未读一目了然；无需将同一信息发送很多遍，也无需让大家接龙回复；

比较重要的消息，请准确 @ 需要接收的人，对方会以醒目的方式收到提醒。

1. DING消息

重要通知、会议日程安排，以“应用DING”的方式发送；群聊消息可以转换成DING消息；

一段时间以后，再向未读取信息的人员发送“短信DING”或“语音DING”消息，以确保未打开钉钉软件者能接收到；

接收到DING消息，请及时查看处理，如需回复请在DING消息界面进行，可独立群聊于单独渠道交流，以免和群聊信息混淆。

请勿随意DING全体员工。

1. 群文件与钉盘

群文件可以长期保存至钉盘，且可以创建文件夹分类存放，各部门将文件发送至自己的文件夹，不得随意发往在全员群文件根目录；

发送前请搜索群文件确认是否有重复，如果已有，可以直接分享到同事、群，勿长期多次重复发布；

定期清理重复过期文件。

1. 隐私信息

对于师生个人隐私信息如身份证、手机号等，非必要请勿随意发送到公共渠道。

七、圈子

已经创建了全员群对应的“湖南石化职院圈子”。

重要通知消息在全员群中发布，而工作分享和讨论一类的交流活动建议到圈发表，支持图文视频。

可以自行创建其它圈子进行交流，其规范参考《钉钉圈子应用服务使用规范》https://notes.dingtalk.com/open/c/E0VzgoVMknOZzJep。

八、知识库

规范各种文档，如招生政策、人事岗位信息等，避免出现不一致的情况。

可多人合作，在线编辑与审核，方便快捷一致。

九、办公电话（尚未开通）

招生、班主任工作或其他工作，使用手机办公电话方式拨打，话费由学校统一支付。

1. 员工可以创建自己负责的外部联系人，外出访问外部联系人时，在签到时填写访问日志、留下签到记录；

2. 负责人调岗、离职，联系人不会丢失，自动转交相关负责人；

3. 手机用办公电话方式打给外部联系人，统一显示固定的座机号码；

4. 办公电话后台设置彩铃为学校宣传语，扩大学校影响力；

5. 后台设置办公电话的使用权限与额度，统一管理办公电话费用；

6. 办公电话管理员设置分机号、值班员，外部人员通过座机号码及时准确联系学校相关人员，无需全程值守办公室座机，方便移动办公。

（2020年12月更新）