第五条 学校取消入学资格、取消学籍、退学等处理决定书中应告知学生申诉机构及时限；学校要将处理决定书送达给学生，学生拒绝签收的，以留置方式送达；已离校的，采取邮寄方式送达；难以联系的，通过学校网站等以公告方式送达，自公告发布之日起，经过60日，即视为送达。

第二章 入学与注册

第六条 凡按照国家招生规定经学校录取的新生，须持录取通知书及规定的有关资料和证件，按期到校办理入学手续。因故不能按期入学者，应事先提出书面申请，并附相关有效证明，向学校请假。请假时间一般不得超过两周，未经请假或请假逾期不报到者（不可抗力原因除外），视为放弃入学资格。

第七条 学校在报到时对新生入学资格进行初步审查，审查合格的办理入学手续，予以注册学籍；审查发现新生的录取通知、身份证件、考生信息等证明材料，与本人实际情况不符，或者有其他违反国家招生考试规定情形的，取消其入学资格。

第八条 新生可以申请保留入学资格，保留入学资格期间不具有学籍，不享有在校生有关权利。保留入学资格的条件、期限规定如下：

（一）新生应征入伍可申请保留入学资格至退役后2年；

（二）因患病住院或有其他特殊困难不能正常入学的新生，可申请保留入学资格1年。

保留入学资格者应到招生就业处、教务处等部门办理相关手续。自接到办理相关手续通知之日起，两周内无故不办理手续者，取消入学资格。

新生保留入学资格期满前应及时向学校申请入学，经学校审查合格后，办理入学手续。审查不合格的，取消入学资格；逾期不办理入学手续且未有因不可抗力延迟等正当理由的，视为放弃入学资格。

第九条 新生经体检复查证实有疾病，经二级甲等及以上医院诊断不宜在校学习，经短期（一年之内）治疗可达到国家规定的入学体检标准者，由本人申请，学校批准，准许保留入学资格一年。

保留入学资格者在一年内经治疗康复，可以向学校申请入学。经二级甲等及以上医院诊断达到国家规定的入学体检要求，复查合格，方可重新办理入学手续。复查仍不合格（含其间有严重违法乱纪行为和报考其他学校）或逾期两周未办理入学手续者，取消入学资格。

第十条 学生入学后，学校在3个月内按照国家招生相关规定，结合教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》规定对其进行复查，复查合格者予以注册，并取得学籍。复查内容主要包括以下方面：

（一）录取手续及程序等是否合乎国家招生规定；

（二）所获得的录取资格是否真实、符合相关规定；

（三）本人及身份证明与录取通知、考生档案等是否一致；

（四）身心健康状况是否符合报考专业或者专业类别体检要求，能否保证在校正常学习、生活；

（五）艺术、体育等特殊类型录取学生的专业水平是否符合录取要求。

复查中发现学生存在弄虚作假、徇私舞弊等情形的，确定为复查不合格，应当取消学籍；情节严重的，学校将移交有关部门调查处理。

第十一条 秋季开学时，学生应当按学校规定的日期报到、缴清学费，提交相关材料、方可办理注册手续。因故不能如期注册者，须事先由学生本人或授权委托人向所在二级学院办理请假手续，经二级学院、学生工作部、教务处、分管校领导批准后方可履行暂缓注册手续，暂缓注册时间一般不超过2周。未按学院规定缴纳学费，或者不履行暂缓注册手续，或者其他不符合注册条件的不予注册。未经请假逾期2周不注册者，除因不可抗力等正当事由以外，按退学处理并注销其学籍。

家庭经济困难的学生可以按规定申请生源地贷款或者其他形式资助，申请助学贷款的学生须持家庭所在地乡、镇、街道办事处的贫困证明，由本人申请，家长签署意见，经二级学院、学生工作部，分管校领导审批方可办理注册手续。

学校按照国家有关规定为家庭经济困难学生提供助学金、奖学金及勤工助学机会，确保学生不因家庭经济困难而放弃学业。

第十二条 根据教育部《高等学校学生学籍学历电子注册办法》，学校执行教育部普通高等学校新生学籍电子注册、在校学生学年电子注册和高等教育学历证书电子注册管理制度，每年将录取新生复查合格后进行的学籍电子注册、在校生学年注册、毕业生学历注册等信息上报中国高等教育学生信息网（以下简称学信网）。

第三章 学习年限与课程修读

第十三条 学校专科层次的学历教育学制一般为三年到五年，三年制学生在校基本修读年限为三年，最长修读年限为五年。三二分段五年制学生在校基本修读年限为二年，最长修读年限四年，五年一贯五年制学生在校基本修读年限为五年，最长修读年限七年。超过最长修读年限未毕业的按退学（结业或肄业）处理。

第十四条 学校设置的各类课程和各教育教学环节（以下统称课程）均设定相应的学分，其学分数以专业人才培养方案为依据。学生必须修满人才培养方案规定的学分方能毕业。

各专业学生修读的课程分为公共基础课程和专业（技能）课程两类。公共基础课程包括公共基础必修课程和公共基础选修课程。专业（技能）课程包括专业必修课程和专业选修课程，学生可根据自身兴趣或岗位取向在选修课程中选修相应课程。

第十五条 学分是学生学习量的计算单位。在专业人才培养方案规定的各类学分中，理论课程16-18学时计1学分，集中安排的实践教学环节（认识实习、整周综合实训、岗位实习等）每周24学时，计1学分。

第十六条   学生修读课程，必须参加课程规定的教学活动，如不能按时参加，应当事先请假并获得批准。未经批准而缺席者，根据学校的有关规定，给予批评教育，情节严重的给予纪律处分并取消课程考核资格。

第四章 课程考核与成绩记载

第十七条 学生必须参加所修读课程的考核，考核合格方可取得规定的学分。考核成绩和学分均记入成绩册，并归入本人档案。一门课程分两个及两个以上学期开设，原则上每个学期均应进行考核，分别记载成绩和学分。

第十八条 课程考核采用过程评价和结果评价相结合的形式。课程总评成绩一般应包含两部分：学习过程表现、综合测试。各部分成绩以百分制录入教学管理系统，系统自动生成总评成绩或等级。实践课程按优秀、良好、及格、不及格四等评定等级。

第十九条 组成总成绩的两部分中任一部分成绩为零分，该门课程成绩不合格。

旷课累计超过某门课程学时数三分之一的，学习过程表现成绩不合格。

未办理缓考审批手续无故不参加课程综合测试的，综合测试成绩记零分，并注明 “缺考”字样。

学生参加综合测试不交试卷（作品）或有舞弊及其他违反考试纪律行为的，综合测试成绩记零分，视情节按照学校相关规定给予处分。

第二十条 采用绩点和平均学分绩点来综合评价学生的学习质量。

（一）课程成绩与绩点之间的关系：

成绩 < 60，绩点 = 0

成绩 ≥ 60，绩点 = (成绩 - 50) / 10；

其中，课程成绩经四舍五入取整，课程绩点最高5.0；

采用等级制成绩的课程，各等级对应的绩点为：优秀：4.0；良好：3.0；及格：2.0；不及格：0。

（二）平均学分绩点是衡量学生学习质量的重要指标和学生评奖、评优的依据之一。计算方法为：

某一课程学分绩点＝该课程绩点×课程学分。

平均学分绩点＝修读课程的课程学分绩点之和/修读课程的学分之和。

平均学分绩点取小数点后两位数，按整个学习期计算。

第二十一条 有关课程的成绩、免修、成绩认定等内容按学校成绩相关管理规定文件执行。

第五章 缓考、补考

第二十二条 原则上不允许学生缓考。学生若因病住院、急诊留院观察、参加学校组织的竞赛或社会活动等特殊情况，不能参加课程考核，必须事先由本人向二级学院提出书面缓考申请（因病须持医院开出的证明），经二级学院领导签字同意后，报教务处审批。经批准缓考的课程考核一般安排在下一学期初的课程补考期间进行，按考核实际成绩记载。

第二十三条 必修课和专业限定选修课成绩不及格者，应在下一学期开学初规定的时间内参加一次补考，补考成绩在60分及以上者，最高记为70分，视为合格。通过补考获得的成绩，根据中华人民共和国教育部令第41号令予以标注。经补考后不合格的，按学校课程重修相关管理规定处理。

第二十四条 因旷课、缺考、考试违纪等导致成绩记零分者，不能参加课程补考，按学校课程重修相关管理规定处理。

第二十五条 其他补考、缓考按照学校成绩相关管理规定文件执行。

第六章 转专业、转学

第二十六条 学生原则上应当在被我校录取注册的专业完成学业，但有下列情况之一者，可以申请转专业：

（一）入学后发现某种疾病或生理缺陷，经医院证明不能在原专业学习，但尚能在本校其他专业学习；

（二）确有某方面专长或发展潜力，转专业更有利于其发展；

（三）复学、留级或因其他原因被编入下一年级学习的学生，若原专业没有连续招生，可转入相近的专业学习；

（四）退役大学生士兵回校复学者；

第二十七条 有下列情况之一的，不予转专业

（一）以特殊招生形式录取的；

（二）二年级第一学期及以后的；

（三）已转过一次专业的；

（四）教育部学信网学籍状态为休学、保留学籍的；

（五）应予以退学处理的；

（六）其他无正当理由或不符合当年教育管理部门文件规定的。

第二十八条 符合转专业条件的学生按学校转专业程序办理。

（一）学生提交书面申请

符合转专业条件的学生应于第一学年每学期开学前两周内向所在二级学院提交《学生专业调整申请审批表》和专长证明、医院证明、退役证明等相关材料；

（二）转出二级学院审核

转出二级学院根据学生申请材料，审核是否符合转专业条件，并签署意见。

（三）转入二级学院考核

转入二级学院收到学生转专业材料后，根据学生成绩、专业教学条件、转入专业与转出专业的匹配度等情况，确定是否受理学生转入。确定受理名单后，转入二级学院确定考核方式，并告知学生，然后再对学生进行考核。考核方式由各二级学院根据专业情况自行决定，但要做好考核记录和建档工作，留存备查。

（四）教务处审核

转入二级学院根据学生的考核成绩，择优选拔，确定同意 转入学生名单，汇总后报教务处审核后，提交分管校长批准，经校长办公会通过后，教务处将审批结果进行公示。

（五）学生交接手续办理

学生接到转专业结果通知后，一周内到教务处领取转专

业手续单，并办理相关转专业手续；学校各有关部门做好学生的转出或转入交接工作。所有手续应在学期结束前完成。

第二十九条 专业调整审批通过的学生在当期课程结束前，均应按照原所在专业要求参加相应课程学习，完成当期所有课程并通过考试。学生转入新的专业后，按转入专业的人才培养方案进行培养。学生专业调整前获得的原公共基础课程成绩可以记为新专业公共课程的成绩，专业调整前未学的专业课程，需经过重修后取得相应成绩。

第三十条 学生应当在被录取学校完成学业。如患病或者确有特殊困难，无法继续在本校学习的，可以申请转学。其中患病学生需提供经转出学校、拟转入学校指定医院的检查证明。特殊困难一般指因家庭有特殊情况，确需学生本人就近照顾的，以及符合学校规定的其他情形。

第三十一条 申请转学的学生高考分数应达到拟转入学校相关专业在生源地相应年份的高考录取分数。

第三十二条 有下列情况之一的，不得转学：

（一）入学未满一学期或者毕业前一年的；

（二）高考成绩低于拟转入学校相关专业同一生源地相应年份录取成绩的；

（三）由低学历层次转为高学历层次的；

（四）以定向就业等特殊形式招生录取的；

（五）其他无正当理由或不符合当年教育管理部门文件规定的。

学生因学校培养条件改变等非本人原因需要转学的，由学校出具证明，所在地省级教育行政部门协调转学到同层次学校。

第三十三条 学生转学，应按湖南省教育厅和学校有关转学的具体程序办理。

（一）学生提交书面申请

学生要求转学，须由本人提出书面转学申请并填写《湖南省普通高校学生转学备案登记表》，提供与转学理由和要求相吻合的证明材料。因病转学的学生须提供二级甲等及以上医院的检查和诊断证明以及之前的相关治疗证明、学校日常管理（如因病请假、申请休学等）等证明材料；因特殊困难要求转学的，须提供父母单位证明、家庭所在社区（街道、居委会）证明及其他相关支撑材料。所有材料一式四份，在每年6月底前或12底前提交所在二级学院审核。

（二）二级学院审核

学生所在二级学院审核学生转学申请材料，考查学生实际情况和现实表现，认为符合转学理由和条件的，将申请材料提交教务处。

（三）教务处复审

教务处会同学生工作部、所在二级学院等部门对学生转学理由的正当性、真实性及要求的合理性进行复审。对因患病要求转学的，要指定医院进行诊断，同时要审核医院的相关治疗证明，并结合日常管理情况进行综合判断。因特殊困难要求转学的，要审核父母单位证明、家庭情况的社区证明及其他相关支撑材料。

（四）学校批准和公示

转学申请材料经二级学院初审、相关部门复审通过，报请学校分管副校长同意后提交学校研究，经学校校长办公会或专题会议研究通过后，将拟转学的学生名单及学生相关信息（包括：学生姓名，转出、拟转入学校和专业名称，入学年份，录取分数，转学理由等）在学校网站公示5个工作日。公示通过后，报省级教育行政部门同意后，通知学生在转出学校办理离校手续、转入学校办理就读手续。

第七章  休学与复学

第三十四条 学生有下列情况之一，应予休学：

（一）因伤病经指定医院诊断，须停课治疗时间占一学期1/3以上的；

（二）医院诊断患有心理或精神疾病以及患传染性疾病影响他人学习、生活或健康的；

（三）应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队）的；

（四）自费出国留学的；

（五）自主创业的；

（六）经学校认定其他需要休学的。

第三十五条 学生休学一般以年为单位。

（一）因病经学校批准，可累计或连续休学，但不得超过两年；

（二）应征参加中国人民解放军（含中国人民武装警察部队），可保留学籍至退役后两年；

（三）自费出国留学可保留学籍一年；

（四）因创业办理休学手续的学生，累计最长休学年限为三年；

（五）经学校认定的其他需要休学的，视具体情况可准予休学1—2年。

第三十六条 休学学生按下列规定办理休学离校手续：

（一）休学批准后，必须在一周内到教务处等部门办理休学手续；

（二）休学期间保留学籍，不享受在校学习学生待遇；

（三）因伤病休学，应回家治疗，往返路费自理，医疗费按国家及当地的有关规定处理；

（四）休学期间不准留住学校，不准随班听课和参加课程考核等教育教学活动。

第三十七条 学生应于休学期满之前一周内持有关证件和材料向学校申请复学，具体按以下规定办理：

（一）因伤病休学申请复学者，必须由二级甲等及以上医院诊断，证明恢复健康，可办理复学手续；因其他原因休学复学者，须提供必要的证明，由二级学院、学生工作处、教务处审核，报分管校领导批准后办理复学手续；

（二）休学期间，如有违法乱纪行为，取消复学资格；

（三）经批准复学，并办理完相关手续的学生，由二级学院根据其休学前课程修读情况编入原专业、相应年级学习。

第八章 留级与退学

第三十八条 学校对学生学业实行预警制度。对每学期不合格课程达到3门的学生将对其进行学业警示。学业警示决定在学期末课程成绩考试统计完成后作出。受到学业警示的学生应调整自己的学习计划，努力完成后续的课程学习。

第三十九条 学生有下列情形，应予以留级处理。

一学年内第一学期不合格课程达到3门的学生，受到学业警示后，第二学期不合格课程累计达到6门不合格的学生，学校应给予留级处理。

第四十条 未达到退学条件且未超过最长学习年限，如学生本人主动申请留级，可在每学年第一学期开学后提出申请，经学生所在二级学院、教务处，主管校长批准后，随低年级学习。

第四十一条 留级学生上学年度未取得学分的课程必须重修，已取得学分的课程可免修；学生如果自愿可以参加已合格课程的学习和考核，如课程成绩高于原成绩，可记入成绩档案。

第四十二条 学生留级必须按留级当年的学费标准交纳学费后，方可随低年级学习。

第四十三条 学生有下列情形之一，可予以退学处理：

（一）在学校规定的最长年限内（含休学时间，服兵役学生除外）未完成学业的；

（二）休学期满不按规定时间办理复学手续的；

（三）经复学复查不合格，取消复学资格的；

（四）须休学而拒不休学的；

（五）经学校指定医院诊断，患有疾病或者意外伤残无法继续在校学习或严重影响他人学习和生活的；

（六）本人申请退学的；

（七）未请假离校连续两周不参加学校规定的教学活动的；

（八）累计旷课时数达60学时；

（九）超过学校规定期限未注册而又无正当理由的。

第四十四条 本人申请退学的，经相关学院和部门审批，由分管副校长批准后，学校在教育部学信网上注销其学籍。对学生其他情形予以退学处理的，二级学院将名单报至教务处，教务处汇总后，报请学校校长办公会研究决定，并事先进行必要的合法性审查。对学校研究决定批准退学的学生，学校将退学决定书送达学生后，在教育部学信网上注销其学籍。

第四十五条 学生退学按下列规定办理：

（一）学生在接到学校退学决定书之日起，一个月之内办好离校手续；

（二）经确诊患有严重疾病（包括意外伤残）的，由监护人或抚养人负责领回；

（三）开具退学证明，学生可以申请领取；

（四）如果在校学习一年以上并获得了相应学分的，开具肄业证书，学生可以申请领取，但不包括开除学籍的学生（被开除学籍的学生，开具学习证明，学生可以申请领取）。

第九章 毕业、结业、肄业

第四十六条 学校为毕业生进行毕业评定，内容包括德、智、体、美、劳等方面，着重对其在校学习期间的思想政治表现、道德品行、学业成绩、实践活动等进行综合评价。

第四十七条 凡具有学籍的学生，依据入学年份的专业人才培养方案进行毕业审核。同时具备下列条件者，准予毕业并发给毕业证书。

（一）德、智、体、美、劳全面发展；

（二）在学校规定的学习年限内学完专业人才培养方案中规定的必修课程、专业限定选修课程并获得学分，任意选修课程获得规定最低学分，并达到所学专业人才培养方案中的其他规定要求。

第四十八条 学生在规定年限内，修完专业人才培养方案规定内容，但未达到毕业要求，准予结业，发给结业证书。

第四十九条 学生在毕业前可对未及格课程申请一次补考，仍有未及格课程可发放结业证。凡取得结业证书的学生，允许在结业离校后两年内可向学校申请一次补考或重修，重修课程考试随在校生考试同时进行，不单独命题、单独组织考试。经补考合格或重修课程学习、考核合格后换发相应的毕业证书，换发的毕业证书日期按实际发证日期填写。

超过最长修业年限（含休学）完成专业人才培养方案课程修读但未达到毕业要求的，准予结业，发给结业证书，不得申请补考或另行申请课程重修，也不再换发毕业证书。

第五十条 学满一学年以上退学的学生，开具肄业证书，学生可以申请领取。

第五十一条  对违反国家招生规定入学者，学校不发给学历证书；已发的学历证书，学校予以追回并报教育行政部门作无效处理。

第五十二条 毕业、结业和肄业证书如有遗失或损坏，由本人申请并提供相关证明材料，经学校核实后，可办理相应的毕业证证明书，毕业证证明书与原学历证书具有同等效力。

第十章 学业证书管理

第五十三条 学院按照招生时确定的办学类型和学习形式，以及学生招生录取时填报的个人信息，填写、颁发学历证书及其他学业证书。

学生在校期间变更姓名、出生日期等证书需填写的个人信息，应当有合理、充分的理由，并提供有法定效力的相应证明文件，学院审查核实后，报湖南省教育厅备案。

第五十四条 学院执行高等教育学籍学历电子注册管理制度，按《高等学校学生学籍学历电子注册办法》等相关规定办理学生学籍学历电子注册。

第五十五条 对违反国家招生规定取得入学资格或者学籍的，取消其学籍，不发给学历证书；已发的学历证书，依法予以撤销。对以作弊、剽窃、抄袭等学术不端行为或者其他不正当手段获得学历证书的，依法予以撤销。

被撤销的学历证书已注册的，学校予以注销并报湖南省教育厅备案。

第十一章 学生申诉

第五十六条 学生对学籍处理如有异议，可按照《湖南石油化工职业技术学院学生申诉处理办法》进行申诉。

第十二章 学生学籍档案管理

第五十七条 新生入学后，各二级学院按教务下发的班级名单做好新生各班档案的建档、归档工作；将归整好的新生档案统一移交学籍管理办公室进行统一管理。结业、肄业、转学、退学、开除、出国等学籍异动的学生，持有效证件和相关审批表及时办理档案转递手续。毕业生档案在毕业生离校后由学籍管理办公室负责转递移交至生源所在地的人社部门保管（已开具了调档函和申请留校保管的除外），学校仅对学生档案保留两年。其详细管理规定见附件《学籍档案管理制度》。

第十三章 附则

第五十八条 本实施细则自2024年9月1日起正式施行。原《湖南石油化工职业技术学院学生学籍管理规定》同时废止。

第五十九条 本细则由教务处负责解释。

   湖南石油化工职业技术学院

2024年7月9日