专业二级学院：

学籍档案是普通高等学校在校生重要的档案材料，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《湖南石化职院学生学籍管理实施细则》（院发[2024]63号）文件第五十七条规定，新生入学后，各二级学院按教务下发的班级名单做好新生各班档案的建档、归档工作；将归整好的新生档案统一移交学籍管理办公室进行统一管理。为确保学生档案工作管理有序，规范开展，新生学籍档案材料的规范完整移交，现将2024级新生学籍档案建档、归档及交接工作具体安排如下。

一、建档资料领取：

各专业二级学院安排学工办主任于指定日期内到教务处学籍档案管理负责人处统一领取建档资料。

领取时间：2024年9月6日上午8:30 -- 下午17:00

领取地点：德远楼511办公室

联 系 人：李蓉蓉老师（联系电话：13397502661）

二、建档资料内容：

1、档案袋（每班56个，每人一份）

2、学籍卡（每班112张，每人两份）

三、建档内容及要求：

领取新档案袋后，在新档案袋封面上用铅笔写上学生班级、姓名信息（如下图）；

四、归档内容及要求：

1、将新生入学通知书和高考材料袋（不能拆封）一并装入新档案袋。同时，在档案袋封面中对应的材料目录及数量栏旁用铅笔勾画标记（如下图），以表示确认该材料已入档，且内容齐全无误。

2、学籍卡

① 学籍卡一式两份，均按模板（如下图）填好学生个人相关信息（要求手写），并在右上角张贴小一寸照片。

② 经建档负责人检查确认填写无误后，将填写好的学籍卡一份放入下发的新档案袋里，并在档案袋封面对应的材料目录及数量栏旁用铅笔勾画标记，以表示确认该材料已入档，且内容齐全无误。

另外一份学籍卡和建档好的档案袋以班级为单位，统一按学号由小到大的顺序整理好后上交教务处。

五、新档案移交要求：

1、由专业二级学院学工办主任将整理好的档案等按要求于2024年9月29日前交教务处。

2、移交材料：①新建档案袋；②学籍卡；③移交清单（见附件1）。
       3、学生档案材料缺失登记表（见附件2）。

交接双方当面验收，确认无误后，在移交单上签字。

六、其他要求：

1、学生档案的整理建档、归档工作具有严肃性、保密性和纪律性，在档案的初步整理过程中，班级班主任、辅导员必须全程在场。

2、各专业二级学院应指定专人负责新生档案的接收、整理、建档、归档和移交工作。

3、各专业二级学院相关工作人员要本着严肃认真和高度负责的态度，在学生档案整理过程中，档案材料的缺档、多档和错分错装等须有详细的登记表。同时，务必认真核对学生身份证号、生源地等重要信息，避免因学生重名出现档案材料错分错装，一旦发现不符，要及时联系更换。

4、 各学院须按照档案材料目录顺序认真进行整理，做到不漏装、不错装、不遗失。在整理档案的过程中，对未交或缺、漏档案材料者，相关学院要及时通知学生在2024年10月10日前补交。其中，补交的档案材料须密封由学生自带到就读学院交教务处学籍档案管理员，由就读学院审核无误后办理建档移交工作。如未及时补交个人档案材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

5. 学生档案材料因客观原因无法补交原件的，应在该生档案目录上做出标注。使用复印件替代存档时，复印件上必须加盖“此复印件与原件一致”章及提供复印件单位的档案证明专用章或单位公章。

6. 严格按要求准确填写相关信息，书写时字迹要清晰工整，一律使用黑色签字笔，不得涂改。

       7. 各专业二级学院须一次性移送所有新生档案，并严格按照规定时间移交到教务处学籍档案室。

附件：1. 2024级学生档案材料移交表

          2. 2024级学生档案材料缺失登记表